בזכות מערכת בילינג משתלמת – בית העסק מבצע סליקת כרטיסי אשראי ומחייב את לקוחותיו

תהליך הסליקה וחיוב לקוחות העסק לא חייב להיות מסורבל, ארוך ויקר – מפני שבימינו אפשר לבחור בהפצת חשבוניות עם מערכת בילינג אוטומטית שמספקת פתרון אידיאלי לעסקים בעלי קהל לקוחות קבוע.

בתום כל חודש, מגיע הזמן לסליקה וחיוב לקוחות העסק. התהליך יכול להיות מתיש וממושך, ולשאוב מהעסק זמן של ימי עבודה שלמים ולהסתכן בטעויות בחיוב. בנוסף להתעסקות עם תחום שהעסק לא מומחה בו, התהליך גובה הוצאות גבוהות (מאות ועד אלפי שקלים בחודש) בגלל הפקה של חשבוניות, הדפסתן ושליחתן בדואר. אם בית העסק יותר גדול, תהליך הסליקה מורכב ויקר יותר עבורו.

עסקים קטנים ובינוניים בעלי קהל לקוחות קבוע (כמו מועדוני ספורט, מרכזי חוגים, משרדי עו"ד ועוד) יכולים להיעזר בימינו במערכת בילינג, ולהישאר עם העיסוק בעסק עצמו ולא בתחום נוסף, לדעת שהתשלומים יגיעו בזמן, ולחסוך בצורה דרסטית בכסף וזמן.

העסק פועל ביעילות עם מערכת בילינג

אפשר להבחין שבתקופה האחרונה מתרחשת עלייה הדרגתית בחברות גדולות (כמו חברות תקשורת) שמייעלות את מערכת החיובים שלהן, כולל מעברן לחיוב אוטומטי, שמשמעותו – שליחת חשבוניות דרך המייל, בצירוף חתימה אלקטרונית. זוהי "מערכת בילינג" (Billing) שפותחה בעקרון לחברות גדולות, אשר הבינו את היתרונות המרכזיים בדרך זו. עסק יכול לחסוך מבחינה כלכלית (לקצץ בעלויות) ולחסוך בזמן. כמו כן, הודות להתקדמות לעידן האלקטרוני, אנו יכולים גם לשמור בדרך זו על איכות הסביבה, היות ונחסכים דפי נייר רבים שהיו מיועדים לשליחת החשבוניות. במקום דפי הנייר, משתמשים בחשבונית ממוחשבת הנשלחת דרך המייל.

יש לציין שיש מערכותERP ומערכות ניהול החשבונות שבעקרון פותחו עבור שימוש של עסקים קטנים ובינוניים, אבל לא תומכות בשרות זה, וכתוצאה מכך נאלצים העסקים להיכנס לתהליך סליקת כרטיסי אשראי וחיוב לקוחות תוך השקעת זמן יקר ומשאבים פיננסים. חשוב לזכור שמערכת הבילינג מיועדת עבור עסקים עם בסיס הכולל קהל לקוחות קבוע (כדוגמת מועדוני ספורט ומרכזי חוגים), ופחות יעילה ומשתלמת לעסקים בעלי עסקאות בהיקפים משתנים או בעלי לקוחות מזדמנים.

כיצד התהליך קורה?

המודול שאמור לבצע סליקת כרטיסי אשראי ולשלוח חשבוניות בדרך אוטומטית במייל הוא מערכת הבילינג. לא מדובר במערכת ERP, אלא במודול שתפקידו לעבוד עם מערכת ניהול החשבונות. התהליך פשוט למדי: קיים יום שבו מבוצע החיוב בעזרת מערכת שמבצעת סליקה אוטומטית בנוגע לכל לקוח, בהתאם לחיוביו במשך כל החודש. מערכת ניהול החשבונות שולחת למודול את נתוני הפעילות שהיו במשך החודש. ברגע החיוב, מתבצעת הפקת חשבונית מס אלקטרונית ע"י המערכת, והיא נשלחת באופן אוטומטי למייל של הלקוח, בצירוף חתימה דיגיטלית. אותה חתימה דיגיטלית מהווה תיעוד אלקטרוני לכך שהמסמך מקורי, שלם, ואי אפשר לבצע בו אף שינוי.

לצורך הדגמה, ישנה למשל עמותה לגיוס כספים שמתבססת על 100 תורמים מזדמנים, ואילו 500 תורמים קבועים שמפקידים סכום קבוע מדי חודש. לשם חיוב הלקוחות, נדרשת העמותה בכל חודש לשלוח חשבונית באופן פרטני, אפילו אם יש שימוש במערכת ERP או תוכנת ניהול חשבונות, וכך להישאב לתהליך ארוך ומסורבל שגובה ממנה כסף, זמן, ומשאבים רבים. על אף שאין באפשרות מערכת בילינג לטפל בכלל הלקוחות (למשל במאה לקוחות מזדמנים), יש באפשרותה לטפל ברובם – 500 לקוחות קבועים. כך העסק חוסך זמן רב, ומונע את האפשרות שיהיו טעויות בחישוב. טעויות מסוג זה גוררות פגיעה קשה בעסק, הן מבחינת מוניטין והן מבחינה כלכלית. כמו כן, העסק היה יכול להשקיע את הזמן לטובת גיוס לקוחות חדשים ולהגדיל את ההכנסות במקום לטפל בתהליך החיובים.